Kui plaanid välismaale õppima või tööle asuda või teises riigis oma ettevõtet laiendada, abielu sõlmida või kinnisvara osta, puutud paratamatult kokku ametliku asjaajamisega. Ühes riigis välja antud ametlik dokument (nt sünnitunnistus, koolidiplom, kohtuotsus või äriregistri väljavõte) ei oma teises riigis automaatselt juriidilist jõudu. Selleks et välisriigi ametiasutus sinu dokumenti aktsepteeriks, on vaja rahvusvaheliselt tunnustatud tõestust dokumendi ehtsuse kohta.
Ametlike dokumentide tõlkimine ja kinnitamine võib aga õiguslike nüansside tõttu tunduda keerulise labürindina. Millal piisab tavalisest tõlkest, millal on vaja vandetõlki, mida tähendab apostill ning millal tuleb läbida dokumendi legaliseerimine?
Selgitame samm-sammult, mida pead teadma rahvusvahelisest dokumendisuhtlusest, et sinu asjaajamine sujuks tõrgeteta.
1. Millal on vaja dokumendi ametlikku kinnitust?
Enne kinnitamise ja tõlkimise protsessi juurde asumist tuleb määratleda, mis üldse on amelik dokument. See on riigi või asutuse poolt välja antud dokument, mis tõendab teatud õiguslikke fakte.
Avalikud dokumendid jagunevad peamiselt kolme kategooriasse.
- Haldusdokumendid: haridust tõendavad dokumendid (diplomid, akadeemilised õiendid, tunnistused), perekonnaseisutõendid (sünni-, abielu-, surmatõendid, nimemuutmise tõendid), karistusregistri teated, elukoha tõendid ja muud riiklikud teatised.
- Kohtu ja kohtuga seotud ametiasutuste dokumendid: kohtuotsuste ärakirjad, kohtumäärused, kohtutäiturite aktid, väljavõtted äri- ja kinnistusregistrist.
- Notari ja vandetõlgi dokumendid: notariaalsed volikirjad, lepingud, avaldused, kinnitatud ärakirjad ning vandetõlgi tehtud ja kinnitatud ametlikud tõlked.
Kui esitad Eestis välja antud avaliku dokumenda mõne teise riigi ametiasutusele (või vastupidi välisriigi dokumendi Eestis), peab sihtriigi ametnik olema veendunud, et dokumendil olev allkiri, pitsat või tempel on ehtne. Just selle ehtsuse tõestamiseks kasutataksegi rahvusvahelises õiguses kolme peamist varianti: õigusabilepingud, apostillimine ja legaliseerimine.
2. Kolm varianti dokumendi tunnustamiseks: õigusabilepingud, apostille ja legaliseerimine
Sõltuvalt sellest, millisesse riiki sinu dokument suundub (või kust see pärineb), määratakse kindlaks nõutav kinnitamise viis.
Variant 1. Õigusabilepingud (täiendavat kinnitust ei ole vaja)
Eesti on sõlminud kahepoolsed õigusabilepingud järgmiste riikidega:
Õigusabilepingu kohaselt tunnustatakse ühes nimetatud riigis välja antud või tõestatud avalikku dokumenti teises lepinguriigis ilma täiendava tõestamiseta. See tähendab, et näiteks Lätis või Ukrainas välja antud ametlikku dokumenti ei ole vaja Eestis kasutamiseks apostillida ega legaliseerida. Piisab vaid sellest, et dokument tõlgitakse vajalikku keelde ametliku vandetõlgi poolt. Same kehtib ka Eesti dokumentide kasutamisel neis neljas riigis.
Variant 2. Apostillimine (Haagi konventsiooniga liitunud riigid)
Kui riikide vahel puudub õigusabileping, kuid mõlemad riigid on liitunud 1961. aasta Haagi konventsiooniga, kasutatakse lihtsustatud korras dokumendi kinnitamist apostille’iga.
Mis on apostill? Apostill on riiklik tunnistus, mis lisatakse originaaldokumendile või selle notariaalsele ärakirjale. See kinnitab dokumendile allakirjutanud isiku pädevust, allkirja ehtsust ja vajadusel dokumendile kantud pitseri või tempel-jäljendi ehtsust.
- Kust apostilli saab? Eestis väljastavad apostille’sid notarid.
- Kehtivus: apostilliga kinnitatud dokument kehtib kõigis Haagi konventsiooniga liitunud riikides (sellesse nimekirja kuulub üle 120 riigi maailmas, sealhulgas enamik Euroopa riike, USA, Kanada, Austraalia jt).
Variant 3. Dokumendi legaliseerimine (konventsiooniga mitteliitunud riigid)
Kui dokumenti soovitakse kasutada riigis, mis ei ole liitunud Haagi konventsiooniga ja millega Eestil puudub õigusabileping (näiteks paljud Aasia, Aafrika või Lähis-Ida riigid), tuleb läbida keerukaim protseduur – legaliseerimine.
Legaliseerimine on mitmeetapiline ametlik toiming:
- Eesti Välisministeerium: dokumendi legaliseerimiseks tuleb see esitada Eesti Välisministeeriumile. Oluline on arvesse võtta, et kohapealset vastuvõttu ei toimu, dokumendid tuleb saata posti teel.
- Sihtriigi välisesindus: pärast seda, kui Välisministeerium on dokumendi legaliseerinud, tuleb dokument esitada kinnitamiseks selle välisriigi saatkonnale või konsulaarriigile, kus dokumenti kasutama hakatakse.
- Territoriaalne piirang: erinevalt apostillist kehtib legaliseeritud dokument ainult selles konkreetses välisriigis, mille ametlik legaliseerimismärge on dokumendile kantud.
3. Miks ja millal on vaja just vandetõlki?
Dokumendi ehtsuse kinnitamine (apostill või legaliseerimine) on vaid kolmanda osapoole ehk riigi ametlik tõestus, et dokument on ehtne. Kuid välisriigi ametnik peab dokumendi sisu ka mõistma. Siin tuleb appi vandetõlk.
Eestis on ametlike dokumentide tõlkimise õigus üksnes vandetõlkidel. Vandetõlk on vastava eksami läbinud ja riigi poolt ametisse nimetatud isik. Vandetõlgi tehtud tõlge on ametlikult võrdväärne originaaldokumendiga.
Vandetõlgi roll ametlikus asjaajamises
- Seaduslik vastutus: vandetõlk vastutab oma tõlke täpsuse ja õigsuse eest isiklikult ja seadusega sätestatud korras.
- Ametlik kinnitus: vandetõlk lisab tõlkele oma ametliku kinnitusklausli, allkirja ja ametipitsati (või digitaalse allkirja).
- Ärakirjade ja väljavõtete tõestamine: vandetõlgil on õigus lisaks tõlkimisele tõestada ka tõlgitava dokumendi ärakirja või väljavõtte ehtsust ning väljastada ametlikke ärakirju.
Tähelepanu! Tavapärane tõlkebüroo tõlge või tõlgi allkirja notariaalne kinnitus ei ole Eestis kehtivate seaduste kohaselt enam ametliku dokumenditõlkena pädev, kui seadus nõuab vandetõlget. Kõik ametlikud dokumenditõlked eesti keelest võõrkeelde või võõrkeelest eesti keelde peab teostama ametlik vandetõlk, kes on kinnitatud tõlkima vastavalt keelesuunal.
4. Kuidas toimub dokumendi tõlkimine ja kinnitamine praktikas?
Et vältida ajakadu ja ebavajalikke kulutusi, on oluline läbida sammud õiges järjekorras. Protsess sõltub sellest, kas vajad Eesti dokumendi kasutamist välismaal või välisriigi dokumendi kasutamist Eestis.
Stsenaarium A: Eesti dokumendi esitamine välisriiki
- Samm: tee kindlaks sihtriigi nõuded
Uuri välisriigi asutuselt (ülikool, tööandja, migratsiooniamet), kas nad nõuavad originaaldokumendi apostillimist või legaliseerimist ning millises keeles tõlget nad aktsepteerivad (näiteks mõnel juhul sobib ingliskeelne tõlge, teisel juhul nõutakse rangelt sihtriigi riigikeelt).
- Samm: dokumendi apostillimine või legaliseerimine Eestis
- Kui riik nõuab apostilli, viiakse originaaldokument Eesti notari juurde apostillimiseks.
- Kui riik nõuab legaliseerimist, saadetakse originaaldokument posti teel Eesti Välisministeeriumile ja seejärel sihtriigi saatkonda.
(Märkus: kinnitus tuleks lisada originaaldokumendile enne tõlkimist).
- Samm: vandetõlge
Toimetad apostillitud/legaliseeritud originaaldokumendi tõlkebüroosse. Vandetõlk tõlgib dokumendi ja köidab ametliku tõlke algdokumendi või selle notariaalse ärakirja külge.
Stsenaarium B: välisriigi dokumendi esitamine Eestis
- Samm: dokumendi kinnitamine välisriigis
Välisriigi dokument peab olema apostillitud või legaliseeritud selles riigis, kus see välja anti. Eesti notar ega Välisministeerium ei saa apostillida ega legaliseerida teise riigi poolt välja antud originaaldokumenti. (Erandiks on vaid õigusabilepingu riigid: Läti, Leedu, Poola, Ukraina).
- Samm: vandetõlge eesti keelde
Kui välisriigi dokument on nõuetekohaselt kinnitatud (või pärineb õigusabilepingu riigist), tuuakse see Eesti vandetõlgi kätte, kes teeb ametliku tõlke eesti keelde.
5. Sagedased vead, mida vältida
Paljud kliendid pöörduvad tõlkebüroo poole olukorras, kus aeg pressib peale, kuid asjaajamine on takerdunud mõne lihtsa eksimuse tõttu. Siin on peamised vead, mida tasub vältida.
- Tõlkimine enne apostillimist või legaliseerimist: lased dokumendi valmis tõlkida ja viid alles siis originaali apostillimisele, ei sisalda Sinu tõlge apostilli teksti ega numbrit.
- Eeldus, et kõik Euroopa riigid toimivad ühtmoodi: ehkki Euroopa Liidu piires on teatud ametlike dokumentide puhul asjaajamine lihtsustatud, nõuavad paljud riigid haridusdokumentide või volikirjadel puhul ikkagi apostilli.
- Dokumentide viimine kohapeale Välisministeeriumisse: Välisministeerium ei võta legaliseerimiseks kodanikke kohapeal vastu. Dokumendid tuleb legaliseerimiseks saata posti teel.
- Vales keeles tõlke tellimine: mõni riik aktsepteerib ingliskeelset vandetõlget, teine nõuab rangelt oma riigikeelt (nt prantsuse, saksa või hispaania). Enne tõlke tellimist täpsusta alati dokumendi saaja nõuded.
6. Kokkuvõte ja kontrollnimekiri: kuidas tegutseda?
Et dokumendiasjad sujuksid stressivabalt, kasuta seda meelespead:
- Kontrolli sihtriiki: kas riigil on Eestiga õigusabileping, kas see kuulub Haagi konventsiooni või on vaja dokumendi legaliseerimist?
- Tee kindlaks dokumendi tüüp
- Kinnita originaaldokument: hangi vajadusel apostill notarilt või taotle legaliseerimist Välisministeeriumist posti teel.
- Telli vandetõlge: pöördu Interlexi tõlkebüroo poole, kus kvalifitseeritud vandetõlk teeb dokumendist täpse ja ametliku tõlke.
Vajad abi dokumentide tõlkimisel ja vandetõlke vormistamisel?
Meie tõlkebüroo teeb koostööd oma ala parimate vandetõlkidega. Nõustame sind hea meelega ning aitame sul dokumendid tõlkida ja kinnitada.
Võta meiega ühendust meie kodulehe päringuvormi kaudu või saada meile päring aadressile interlex@interlex.ee
